Dikejar "Deadline"

Menjelang akhir tahun dapur unit pelaksana Program Keluarga Harapan (PKH) selalu hiruk pikuk dikejar deadline. Tahun ini semakin special ditambah “ngeri-ngeri sedap” karena penetapan lokasi tahun 2015 yang dilakukan 2 kali dalam kurun waktu yang tidak berjauhan. Penetapan pertama pada bulan Januari dan penetapan berikutnya pada bulan April. Implikasinya adalah tahapan bisnis proses yang dilakukan berulang, salah satunya rekrutmen dan seleksi yang dilakukan dalam 2 (dua) gelombang. Ibarat sebuah gerbong, maka gerbong belakang tidak bisa mendahului gerbong depan karena harus berjalan berurutan, jika gerbong depan mogok maka gerbong dibelakangnya otomatis akan ikut terhenti. Yang menarik seluruh proses persiapan penyaluran tahap I bagi peserta baru dipersiapkan pada tahun berjalan. 

Pada bulan agustus menjadi puncaknya “kehebohan” di UPPKH pusat, pada saat yang bersamaan rangkaian pelaksanaan kegiatan berjalan dalam waktu yang bersamaan. Bayangkan proses seleksi sedang berjalan, bimbingan teknis (bimtek) memasuki batch pertama, diklat Family Development session dimulai dan Training Of Facilitator untuk pendataan Resertifikasi siap-siap akan dilaksanakan. Dengan jumlah SDM yang terbatas show must go on, seluruh sumber daya harus dikerahkan termasuk sumber daya dari unit lain maupun lintas sektor. Satu hal yang tetap kami jaga walaupun personil dibutuhkan dalam jumlah yang banyak, kualitas personil yang diturunkan ke lapangan harus tetap sesuai standar. Langkah yang dilakukan (1) Menyediakan stock personil dikalangan intern maupun ekstern unit mulai dari assessor untuk seleksi, narasumber untuk bimtek sampai dengan petugas admin (2) Melakukan pelatihan (couching) singkat untuk setiap kebutuhan personil, hal ini penting sekali untuk kesamaan persepsi pada saat menyampaikan materi ke petugas lapangan. 

Pelaksanaan Bimtek di Manggarai Barat, Prov. NTT

Berupaya agar seluruh rangkaian proses dapat selesai sesuai jadwal, semata-mata agar bantuan bagi peserta baru dapat disalurkan. Rasanya seluruh kehebohan tersebut tidak ada artinya jika tujuan akhirnya tidak tercapai. Sekelumit cerita dibalik kehebohan yang terjadi pada saat pelaksanaan Bimtek, salah satunya bencana kabut asap yang berdampak pada terkendalanya penerbangan di beberapa lokasi seperti wilayah Kalimantan dan Sumatera. Situasi tersebut bahkan telah meluas ke Sulawesi dan Papua. 

Beberapa jadwal Bimtek harus kami tunda sambil mencari alternatife wilayah terdekat yang bisa dilalui. Lokasi-lokasi yang masih bisa dilalui melalui jalan-jalan alternatife tetap dilaksanakan sesuai jadwal. Sebagai contoh Tim Riau, sehari sebelum keberangkatan penerbangan masih confirm on schedule. Ketika tim sudah dibandara tiba-tiba diumumkan penerbangan menuju Riau cancel karena kabut asap, hebatnya tim tidak patah semangat mencari cara menuju Padang dengan konsekwensi lanjut via darat. Wal hasil sampai dengan malam hari menunggu antrian, penerbangan yang tersedia melalui Medan. hebatnya dengan semangat 45 tim memutuskan tetap berangkat.

Lain cerita dengan Tim Kalimantan Timur tepatnya Kabupaten Berau, penerbangan Jakarta Balikpapan on schedule, Sayangnya penerbangan lanjutan menuju Berau dibatalkan. Dengan semangat show must go on, tim memutuskan tetap berangkat via darat menembus hutan Kalimantan selama 14 Jam. Cerita menarik datang dari salahsatu kabupaten di Provinsi Kalimantan Tengah yang sebelumnya telah diputuskan kegiatan untuk ditunda. Mereka menghubungi kami agar Bimtek tetap dapat dilaksanakan, menurutnya penerbangan dapat dialihkan menuju Banjarmasin kemudian lanjut via darat. Mereka menjamin kondisi kondusif dan siap menjemput. Informasi yang sangat berharga tersebut langsung kami tindaklanjuti dengan segera mengirimkan Tim.

Tim Bimtek Papua Barat yang terlantar, masih bisa menikmati sarapan

Keseruan tidak terhenti disitu, tim Papua Barat yang telah menuntaskan tugasnya, harus menunggu sambil harap-harap cemas karena penerbangan kembali ke Jakarta masih belum jelas. Menanti tanpa kepastian tidak membuat tim patah arang, keesokan harinya kembali menjambangi bandara sambil terus berharap penerbangan dapat dibuka. Lain cerita dengan Tim kepulauan di Maluku Utara, perjuangan menembus gelombang tinggi agar dapat mencapai lokasi menjadi tantangan utama. Meninggalkan keluarga dan bertekad kegiatan dapat dilaksanakan sesuai jadwal, salah satu penyemangat untuk tetap melaksanakan tugas. 

Antusiasme pusat untuk menuntaskan Bimtek menjadi tidak ada artinya ketika Kabupaten/kota pelaksana PKH tidak merasakan antusiasme yang sama. Terlebih jika kedatangan Tim pusat malah menjadi beban atau bahkan merepotkan disela-sela tugas rutinnya. Kenyataannya Program ini akan berhasil jika pemerintah daerah memberikan dukungan terhadap pelaksanaannya.

Pada akhirnya "deadline" bukan semata-mata menjadi motivasi kami, ada tujuan yang lebih besar yang menjadi penyemangat seluruh personil yang saat ini menjalankan tugas. Adalah penerima manfaat Program Keluarga harapan (PKH) Tahun 2015 dapat menikmati bantuan pada tahun ini. Bantuan yang nominalnya sering tidak diingat oleh para penerima, tetapi kebahagian dan harapan yang menyeruak di wajah-wajah mereka pada saat mereka telah menerima bantuan.

Serba-Serbi Seleksi Pemdamping dan Operator Program Keluarga Harapan (PKH

Babak baru proses rekrutmen dan seleksi pendamping dan operator PKH dimulai pada tahun 2014 dan terus disempurnakan pada tahun  2015. Diawali dengan proses rekrutmen secara on line dan tahap seleksi yang dilengkapi dengan uji psikotes. Bagi dunia swasta hal tersebut bukan barang baru, tapi untuk sebuah instansi milik pemerintah tentu saja menjadi langkah besar sebagai sebuah terobosan. Kebijakan tersebut bukan karena latah dan ikut-ikutan tetapi semata-mata dorongan terhadap tuntutan pengelolaan program agar lebih baik. 

Pro dan kontra menjadi bumbu yang membuatkan langkah besar tersebut menjadi semakin menarik untuk terus dilanjutkan. Pro terhadap perbaikan sistem semata-mata untuk mendapatkan para kandidat terbaik diwilayahnya masing-masing sesuai dengan kompetensi yang diharapkan. Bukan perkara mudah bekerja sebagai seorang pendamping program yang bertugas tidak hanya mendampingi para penerima manfaat untuk menikmati bantuan tetapi lebih jauh pendamping diamanahkan menjadi fasilitator terhadap perubahan perilaku para penerima manfaat dalam mengakses layanan kesehatan dan pendidikan. Kontra terhadap mekanisme yang semakain selektif dan biaya yang tidak murah untuk mendanai proses tersebut. 

Perbaikan mekanisme seperti efek domino yang mengharuskan seluruh unsur yang terlibat dalam proses tersebut untuk ikut berbenah, Man, Mean and money menjadi factor penentu. Man mengacu pada sumber daya manusia yang bertanggungjawab dalam mengelola sistem, Mean merujuk pada alat yang akan digunakan dan money adalah alokasi anggaran untuk mendanai sistem tersebut. Ketiga factor tersebut tidak ada artinya jika penentuk kebijakan tidak mendukung terhadap perubahan tersebut. 

Ada dua persiapan besar dan 1 menu penting yang harus disediakan  dalam melaksanakan sistem baru yaitu Persiapan rekrutmen, Persiapan Seleksi dan Sistem pengaduan:

1.   Persiapan rekrutmen on line

Menjaring para peserta di hampir seluruh wilayah Indonesia yang selanjutnya ditempatkan di kecamatan, bukan perkara gampang. Sebanyak 3.400 orang formasi pendamping dan operator tersedia dan dibutuhkan setidaknya 13.600 pelamar yang lulus seleksi administrai untuk memenuhi rasio 1:4 dan lolos ke tahap berikutnya. Aplikasi yang handal perlu ditetapkan dengan sangat cermat agar dapat memenuhi ekspektasi diantaranya sistem yang tidak saja menampung pelamar dengan jumlah yang banyak juga dapat langsung menskor secara otomatis. Dapat dibayangkan jika harus melakukan skoring secara manual dari sekian ribuan para pelamar, sangat tidak efisien sekali.

Selanjutnya dan tidak kalah pentingnya bagaimana dapat mempublikasikan informasi pembukaan lowongan khususnya didaerah-daerah yang relative kesulitan akses informasi dan jaringan. Pemilihan media cetak untuk mengiklankan informasi tersebut tidak berhenti pada pertimbangan media nasional yang kredible saja tetapi media yang dapat menjangkau seluruh Indonesia dan target group yang tepat.  Propaganda informasi saat itu diperluas dari cara yang konvensional yaitu surat ke Dinas-dinas social sampai dengan penggunaan media sosial.

Tantangan berikutnya adalah kesiapan server untuk menampung kunjungan ke website baik pelamar atau mereka yang sekedar singgah saja dalam waktu yang bersamaan. Antisipasi dipersiapkan jika server down atau tidak dapat menampung jumlah kunjungan ke website. Uji coba berulangkali dilaksanakan untuk memastikan aplikasi siap untuk digunakan.

Bagaimana mengantisipasi daerah yang terbatas jaringan internet menjadi salah-satu yang menjadi perhatian tim agar seluruh formasi dapat terisi. Caranya daerah yang sama sekali tidak mendapatkan akses internet mendapat perlakukan khusus dengan diberlakukannya kebijakan rekrutmen off line.

2.   Persiapan Seleksi

Pasca terjaringnya para pelamar yang telah lolos seleksi tahap awal, maka proses seleksi di seluruh daerah harus segera dilaksanakan. Persiapan yang sangat krusial adalah personil yang diturunkan ke seluruh daerah untuk melaksanakan seleksi. Para assesor tersebut terdiri atas assessor dari unsur Psikolog yang akan bertanggungjawab pada uji psikotes dan assessor dari Kementerian yang akan bersama dengan psikolog menilai pada tahap Diskusi kelompok atau FGD. 

Sebagai informasi peserta yang telah dinyatakan lolos dalam seleksi administrasi melalui proses rekrutmen on line selanjutnya diundang untuk melaksanakan seleksi ke tahap berikutnya yaitu uji psikotes dan tes tulis pengetahuan umum PKH. Sebelum berlanjut ke tahap berikutnya ada proses cut off yang semula rasio 1:4 menjadi 1:2, peserta yang dinyatakan lulus dapat mengikuti proses selanjutnya yaitu diskusi kelompok. Pada tahap ini ada dua asssor yang bertanggungjawab yaitu psikolog dan unsur kementerian. Idealnya menurut konsultan SDM penilaian pada tahap ini dilakukan oleh 3 (tiga) orang dengan pertimbangan untuk menjaga akuntabilitas hasil, mengingat budget yang tersedia tidak memungkinkan maka diputuskan 2(dua) orang.

Bagaimana agar personil yang diturunkan memiliki pemahaman yang sama, maka seluruh asssor harus mengikuti pelatihan. Assesor dari unsur psikolog dan kementerian sama-sama diinformasikan teknis pelaksanaan kegiatan untuk menghindari perbedaan mekanisme yang dijalankan di lapangan. Khusus assessor kementerian ditambahkan pelatihan wawancara dan diskusi kelompok (FGD). Untuk menjaga kualitas maka Seluruh personil yang diturunkan adalah personil yang telah mendapatkan pelatihan.

3.   Sistem Pengaduan

Sistem pengaduan menjadi menu yang sangat penting untuk dihadirkan agar menjembatani para pelamar yang mengalami kesulitan pada saat mengakses website. Menu ini dapat menjadi feedback terhadap keseluruhan sistem yang dijalankan. Untuk meminimalisir pengaduan selain telah dipersiapkan aplikasi yang ramah pengguna juga disiapkan manual guide atau petunjuk secara detail bagaimana cara melamar di website kami. Disediakan pula menu ask and Question yang memuat pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul. Lucunya kebiasaan kita malas untuk membaca petunjuk atau menu yang disiapkan sebagai panduan, wal hasil sistem pengaduan kita penuh dengan menanyakan hal yang sudah tertera jelas  di menu Ask and Question. Sistem pengaduan dipegang oleh 2 (dua) orang yang secara telaten rutin membuka kotak masuk dan direspon dengan segera.

Tahun 2014 dari 3.400 formasi yang dibutuhkan tercatat hampir mendekati 100.000 orang pengunjung dan pelamar ke situs rekrutmen kami. Selama proses rekrutmen on line berlangsung server berjalan dengan sangat prima berkat berbagai antisipasi yang telah dipersiapkan. Pelaksanaan rekrutmen dan seleksi pendamping dan operator tahun 2014 berjalan dengan baik, tentu saja masih banyak hal-hal yang perlu mendapatkan perbaikan. Beberapa pihak masih skeptis terhadap sistem tersebut dan parahnya menganggap pemborosan, disatu sisi pendamping dan operator dituntut untuk berkinerja baik namun penyelenggara tidak mau berkorban untuk mengeluarkan sejumlah uang untuk perbaikan sistem. Sayangnya pula sesuatu yang baru cenderung dicurigai alih-laih ikut bersama untuk memastikan agar hal-hal yang tidak diinginkan tidak terjadi. 

Sebuah keberhasilan tidak dapat ditentukan oleh salah satu factor tetapi ditentukan oleh berbagai factor yang satu sama lain saling mendukung. Rekrutmen dan seleksi hanyalah sebuah awal baik yang diharapkan dapat diikuti dengan proses baik berikutnya.

Tas travel pengungkap karakter asli orang Belanda

Tiba-tiba saya mendapatkan email dari salah satu institusi di Belanda, apakah saya masih tertarik mengikuti pelatihan ditempatnya? sempat terdiam tapi langsung saya jawab ya tanpa pikir panjang. Tepatnya satu tahun yang lalu saya apply untuk mengikuti kursus singkat dibiayai pemerintah belanda tapi sayang ditolak jadi tidak terpikir lagi kalau akan dihubungi kembali dikemudian hari. Enam bulan kemudia 'wualah" saya mendapat undangan untuk mengikuti pelatihan selama 2 (dua) minggu di salah satu kota di Negara Kincir angin. So cari ilmu sambil jalan-jalan gratis was begin...

Perjalanan Jakarta Amsterdam cukup panjang tapi karena ini pertama kali, rasa keingintahuan saya mengalahkan rasa kelelahan yang mendera. Ini menjadi perjalanan panjang pertama saya ke negeri orang sendirian. Saya cek di daftar peserta ternyata hanya saya satu-satunya orang Indonesia. Sempat deg-degan tapi Bismillah saja. Tiba di bandara Schipol pukul 7 pagi saya harus lanjut menuju lokasi tepatnya di Ede wageningen. Sebelumnya sudah diinformasikan menuju ke lokasi dapat menggunakan kereta api, berhubung di Jakarta saya pengguna commuterline jadi pikir saya tidak masalah. 

Ternyata memang sistem transportasi di sana luar biasa, semuanya sudah terintegrasi dengan baik. Pada saat membeli tiket, saya diberikan penjelasan dengan baik oleh customer servisnya. Singkat cerita saya naik kreta dan transit di beberapa tempat yang disebutkan, sepanjang perjalanan tidak ada masalah kecuali tas saya yang segede "gaban" alias tambun alias kegedean. Butuh effort yang luar biasa untuk mengangkatnya dan hampir membuat saya frustasi. 

Sebesar ini neh tas travelnya

Tas travel yang besarnya melebihi badan saya itu, ternyata membawa cerita yang luar biasa tentang orang Belanda. Sepanjang perjalanan saya menuju Ede disetiap tempat transit yang saya singgahi sambil tergopoh-gopoh mengangkat tas, setiap itu pula selalu ada orang yang menolong saya. Lebih menariknya tidak harus saya yang meminta tolong, setiap yang saya temui dengan senang hati tanpa diminta mereka akan menolong saya. Bahkan jika saya hitung-hitung bule perempuan lebih banyak yang menolong saya dan yang perlu digarisbawahi "tanpa dimintai tolong loh". Pada setiap tempat itu pula, jika saya kebingungan maka tidak segan-segan mereka akan memberi tahu saya bahkan sampai menunjukan tempatnya.

Kontras sekali dengan pengalaman saya di bandara Soekarno Hatta Jakarta, setiba turun dari Taxi koper berat saya terjatuh. Mau tahu reaksinya.... semua orang melihat kearah saya, "itu saja" tidak ada respon untuk membantu. Diluar dugaan yang membantu saya adalah sekelompok laki-laki berparas arab dengan sigap langsung menghampiri dan mengangkat koper saya.

Saya sangat terkesan dengan sikap penolong yang ditunjukan oleh warga Belanda, sungguh di luar dugaan. Saya jadi berpikir "jangan-jangan orang Indonesia bisa sampai di jajah 350 tahun karena keramahan mereka". Saking ramahnya sampai-sampai kita tidak sadar telah dijajah lama sekali ???!!!

Apa Kabar Penerima Manfaat PKH

Satu minggu sebelum puasa saya terbang menuju Ende salah satu kabupaten di Provinsi Nusa Tenggara Timur. Saya datang bersama dua orang teman dengan maksud melakukan monitoring dan evaluasi salah satu program andalan Kementerin Sosial yaitu Program Keluarga Harapan (PKH).

Sekedar informasi PKH adalah program bantuan tunai bersyarat bagi Keluarga Sangat Miskin (KSM) yang datanya berdasarkan hasil survei BPS. Ketentuan syarat ini, yang menjadi PKH berbeda dengan program lainnya.  KSM yang menerima bantuan berkewajiban untuk memeriksakan kesehatan dan menyekolahkan anak-anaknya. Apabila mereka tidak memenuhi kewajiban yang dipersyaratkan maka bantuannya akan dipotong. Bahkan apabila berturut-turut tidak memenuhi kewajibannya, mereka akan diberhentikan menjadi peserta. That why this program so cool 

Ende salah satu pilot project pertama kali diluncurkannya PKH pada tahun 2007, sehingga tujuan kedatangan kami ingin melihat bagaimana pelaksanaan program ini setelah lebih dari tujuh tahun berjalan. Lokasi yang kami kunjungan Dinas Sosial kabupaten, Pendamping dan operator PKH, Petugas Kesehatan di kecamatan, Guru di lembaga pendidikan dimana anak para peserta sekolah dan KSM sebagai peserta.

Kesimpulan akhir dari hasil kunjungan kami cukup menarik dan menggelitik, kenapa tidak setelah 7 (tujuh) tahun berjalan tak terhitung berapa pejabat di Dinas Sosial yang telah berganti. Wal hasil setiap tahun para pejabat tersebut memulai kembali pengetahuannya dari nol. Tidak heran jika komitmen sharing anggaran dari APBD untuk operasional PKH sangat memprihatinkan. Tidak heran para pendamping dan operator dilapangan bekerja auto pilot. Tidak heran setelah tujuh tahun KSM menjadi peserta masih belum mendapatkan akses beasiswa bagi siswa miskin (BSM) untuk pendidikan. Tidak heran juga jika mereka belum merata mendapatkan askes Jaminan Kesehatan baik dari pusat maupun daerah. Sebagai penutup dari kunjungan ini, kami sampaikan hasil temuan tersebut kepada usnur di Dinas Sosial yang bertanggungjawab atas PKH agar ditindaklanjuti.  Jawaban ringan meluncur dari personil Dinas Kabupaten  "siap bu",

Untuk yang kesekian kalinya, kami pulang dengan banyak Pekerjaan Rumah menanti, untuk kesekian kalinya harus berpikir keras bagaimana caranya mendorong daerah agar ikut bersama mensukseskan program. Betapa bahwa yang menjadi sasaran program adalah masyarakat diwilayah kerjanya, bagaimanapun keberhasilan program ini akan berdampak pada peningkatan kesejahteraan masyarakatnya yang pada gilirannya menjadi keberhasilan pemerintah daerah. Bagaimana mungkin kami yang terpisah jarak nun jauh di Ibu Kota dapat memastikan program ini berjalan sesuai dengan protokolnya jika pemerintah daerah sebagai pemilik wilayah tidak memberikan dukungan. Terbayang jelas para penerima manfaat bersukacita dengan bantuan yang kami salurkan, namun bukan itu esensinya karena sejatinya dengan dukungan daerah mereka dapat mengakses  fasilitas pendidikan dan kesehatan dengan tujuan mulia memutuskan mata rantai kemiskinan.

Apa kabar para penerima manfaat PKH?