Pahlawan Perubahan

Tim Pusat pada saat wawancara dengan Ibu Merry

Ibu Merry, ketua salah satu organisasi sosial di Kota Palembang adalah sosok yang sederhana namun memiliki semangat 45. Dimulai pada tahun 2005 setelah mengikuti pelatihan penanganan HIV AIDS, beliau memiliki ide untuk melanjutkan upayanya dengan mendirikan organisasi sosial. Dari ketertarikan untuk mengabdikan dirinya untuk lingkungan sekitar, sampai dengan saat ini terus aktif mengelola berbagai program social. Penanganan HIV/AIDS, anak terlantar, eks narapidana, lansia, korban tindak kekerasan dan berbagai macam program lainnya.  

Seperti hari itu, kami datang untuk melaksanakan seleksi dan obseravasi lembaga pengelola Asuransi Kesejahteraan Sosial (Askesos). Beliau menyambut kami dengan sigap dan menjawab semua pertanyaan dengan jelas dan taktis. Siapa sangka, jawaban yang lancar dan sistematis tersebut, keluar dari seorang yang mengaku pendidikannya tidak sampai mencicipi universitas. Saya tanyakan berkali-kali, apakah Bu Merry pernah kuliah dan berulang kali juga beliau menegaskan tidak pernah. Rupanya beliau sering mengikuti berbagai pelatihan yang diselenggarakan oleh instansi dalam kaitannya sebagai pengelola program, “luar biasa”.

Dalam hal ketertarikannya terjun mengelola berbagai program social, beliau mengaku dengan enteng panggilan jiwa. Lebih lanjut menyampaikan bahwa orang tuanya malah tidak mengarahkan ke dunia yang digelutinya sekarang ini. Kami penasaran bagaimana suami Bu Merry melihat dirinya memiliki segudang aktifitas, luar biasa ternyata suaminya yang mendukung penuh seluruh kegiatan Bu Merry. Hal ini terpancar dari raut mukanya yang berbinar-binar ketika bercerita dukungan suaminya terhadap berbagai kegiatannya, bahkan tidak sampai disitu urusan rumah tangga pun tidak luput dari bantuan suaminya. Ternyata suami Ibu Merry lelaki Sumatera tulen yang satu ini, meruntuhkan mainstream budaya patriaki yang terkenal kolot dilingkungannya. Pada gilirannya bahwa dibelakang wanita maju ada laki-laki hebat yang mendukungnya.

Pada setiap kunjungan seleksi dan observasi Lembaga Pengelola Askesos, kami sering dikejutkan oleh orang-orang biasa yang berjiwa luar biasa. Pada kenyataannya bukan kami yang memberikan pelajaran buat mereka, tetapi mereka begitu banyak memberi energi kepada kami. Banyak sekali Ibu Merry lainnya yang tersebar di seluruh Indonesia, yang  bekerja dalam diam namun memiliki dampak yang tidak bisa diukur dengan kata-kata. Seperti tahun lalu saya ke Yogyakarta, bertemu dengan salah-satu penasehat organisasi social yang penuh kesederhaan dan sudah sepuh, saya tertegun dengan ucapannya yang penuh dengan kebajikan dan kekuatan. 

Atau ketika saya ke Lombok bertemu dengan pendiri yayasan dan anaknya yang menggantikannya sebagai ketua. Tinggal di rumah sederhana nun jauh masuk ke pedalaman tapi tanahnya yang luas dipenuhi dengan bangunan yang rencananya untuk menampung anak-anak tidak mampu yang akan mondok untuk belajar agama. Menurut pengakuannya, anak-anak tersebut belajar tanpa dipungut biaya, tapi sayang karena modal yang dimilikinya terbatas programnya belum dapat berjalan optimal. 

Pesan kuat yang saya terima bahwa mereka mau bersusah payah untuk memikirkan lingkungan sekitar, padahal jika dilihat kemampuan finansialnya tidak berlebih.Tergelitik dihati saya, jika mereka bisa kenapa saya tidak....

Dikejar "Deadline"

Menjelang akhir tahun dapur unit pelaksana Program Keluarga Harapan (PKH) selalu hiruk pikuk dikejar deadline. Tahun ini semakin special ditambah “ngeri-ngeri sedap” karena penetapan lokasi tahun 2015 yang dilakukan 2 kali dalam kurun waktu yang tidak berjauhan. Penetapan pertama pada bulan Januari dan penetapan berikutnya pada bulan April. Implikasinya adalah tahapan bisnis proses yang dilakukan berulang, salah satunya rekrutmen dan seleksi yang dilakukan dalam 2 (dua) gelombang. Ibarat sebuah gerbong, maka gerbong belakang tidak bisa mendahului gerbong depan karena harus berjalan berurutan, jika gerbong depan mogok maka gerbong dibelakangnya otomatis akan ikut terhenti. Yang menarik seluruh proses persiapan penyaluran tahap I bagi peserta baru dipersiapkan pada tahun berjalan. 

Pada bulan agustus menjadi puncaknya “kehebohan” di UPPKH pusat, pada saat yang bersamaan rangkaian pelaksanaan kegiatan berjalan dalam waktu yang bersamaan. Bayangkan proses seleksi sedang berjalan, bimbingan teknis (bimtek) memasuki batch pertama, diklat Family Development session dimulai dan Training Of Facilitator untuk pendataan Resertifikasi siap-siap akan dilaksanakan. Dengan jumlah SDM yang terbatas show must go on, seluruh sumber daya harus dikerahkan termasuk sumber daya dari unit lain maupun lintas sektor. Satu hal yang tetap kami jaga walaupun personil dibutuhkan dalam jumlah yang banyak, kualitas personil yang diturunkan ke lapangan harus tetap sesuai standar. Langkah yang dilakukan (1) Menyediakan stock personil dikalangan intern maupun ekstern unit mulai dari assessor untuk seleksi, narasumber untuk bimtek sampai dengan petugas admin (2) Melakukan pelatihan (couching) singkat untuk setiap kebutuhan personil, hal ini penting sekali untuk kesamaan persepsi pada saat menyampaikan materi ke petugas lapangan. 

Pelaksanaan Bimtek di Manggarai Barat, Prov. NTT

Berupaya agar seluruh rangkaian proses dapat selesai sesuai jadwal, semata-mata agar bantuan bagi peserta baru dapat disalurkan. Rasanya seluruh kehebohan tersebut tidak ada artinya jika tujuan akhirnya tidak tercapai. Sekelumit cerita dibalik kehebohan yang terjadi pada saat pelaksanaan Bimtek, salah satunya bencana kabut asap yang berdampak pada terkendalanya penerbangan di beberapa lokasi seperti wilayah Kalimantan dan Sumatera. Situasi tersebut bahkan telah meluas ke Sulawesi dan Papua. 

Beberapa jadwal Bimtek harus kami tunda sambil mencari alternatife wilayah terdekat yang bisa dilalui. Lokasi-lokasi yang masih bisa dilalui melalui jalan-jalan alternatife tetap dilaksanakan sesuai jadwal. Sebagai contoh Tim Riau, sehari sebelum keberangkatan penerbangan masih confirm on schedule. Ketika tim sudah dibandara tiba-tiba diumumkan penerbangan menuju Riau cancel karena kabut asap, hebatnya tim tidak patah semangat mencari cara menuju Padang dengan konsekwensi lanjut via darat. Wal hasil sampai dengan malam hari menunggu antrian, penerbangan yang tersedia melalui Medan. hebatnya dengan semangat 45 tim memutuskan tetap berangkat.

Lain cerita dengan Tim Kalimantan Timur tepatnya Kabupaten Berau, penerbangan Jakarta Balikpapan on schedule, Sayangnya penerbangan lanjutan menuju Berau dibatalkan. Dengan semangat show must go on, tim memutuskan tetap berangkat via darat menembus hutan Kalimantan selama 14 Jam. Cerita menarik datang dari salahsatu kabupaten di Provinsi Kalimantan Tengah yang sebelumnya telah diputuskan kegiatan untuk ditunda. Mereka menghubungi kami agar Bimtek tetap dapat dilaksanakan, menurutnya penerbangan dapat dialihkan menuju Banjarmasin kemudian lanjut via darat. Mereka menjamin kondisi kondusif dan siap menjemput. Informasi yang sangat berharga tersebut langsung kami tindaklanjuti dengan segera mengirimkan Tim.

Tim Bimtek Papua Barat yang terlantar, masih bisa menikmati sarapan

Keseruan tidak terhenti disitu, tim Papua Barat yang telah menuntaskan tugasnya, harus menunggu sambil harap-harap cemas karena penerbangan kembali ke Jakarta masih belum jelas. Menanti tanpa kepastian tidak membuat tim patah arang, keesokan harinya kembali menjambangi bandara sambil terus berharap penerbangan dapat dibuka. Lain cerita dengan Tim kepulauan di Maluku Utara, perjuangan menembus gelombang tinggi agar dapat mencapai lokasi menjadi tantangan utama. Meninggalkan keluarga dan bertekad kegiatan dapat dilaksanakan sesuai jadwal, salah satu penyemangat untuk tetap melaksanakan tugas. 

Antusiasme pusat untuk menuntaskan Bimtek menjadi tidak ada artinya ketika Kabupaten/kota pelaksana PKH tidak merasakan antusiasme yang sama. Terlebih jika kedatangan Tim pusat malah menjadi beban atau bahkan merepotkan disela-sela tugas rutinnya. Kenyataannya Program ini akan berhasil jika pemerintah daerah memberikan dukungan terhadap pelaksanaannya.

Pada akhirnya "deadline" bukan semata-mata menjadi motivasi kami, ada tujuan yang lebih besar yang menjadi penyemangat seluruh personil yang saat ini menjalankan tugas. Adalah penerima manfaat Program Keluarga harapan (PKH) Tahun 2015 dapat menikmati bantuan pada tahun ini. Bantuan yang nominalnya sering tidak diingat oleh para penerima, tetapi kebahagian dan harapan yang menyeruak di wajah-wajah mereka pada saat mereka telah menerima bantuan.

Serba-Serbi Seleksi Pemdamping dan Operator Program Keluarga Harapan (PKH

Babak baru proses rekrutmen dan seleksi pendamping dan operator PKH dimulai pada tahun 2014 dan terus disempurnakan pada tahun  2015. Diawali dengan proses rekrutmen secara on line dan tahap seleksi yang dilengkapi dengan uji psikotes. Bagi dunia swasta hal tersebut bukan barang baru, tapi untuk sebuah instansi milik pemerintah tentu saja menjadi langkah besar sebagai sebuah terobosan. Kebijakan tersebut bukan karena latah dan ikut-ikutan tetapi semata-mata dorongan terhadap tuntutan pengelolaan program agar lebih baik. 

Pro dan kontra menjadi bumbu yang membuatkan langkah besar tersebut menjadi semakin menarik untuk terus dilanjutkan. Pro terhadap perbaikan sistem semata-mata untuk mendapatkan para kandidat terbaik diwilayahnya masing-masing sesuai dengan kompetensi yang diharapkan. Bukan perkara mudah bekerja sebagai seorang pendamping program yang bertugas tidak hanya mendampingi para penerima manfaat untuk menikmati bantuan tetapi lebih jauh pendamping diamanahkan menjadi fasilitator terhadap perubahan perilaku para penerima manfaat dalam mengakses layanan kesehatan dan pendidikan. Kontra terhadap mekanisme yang semakain selektif dan biaya yang tidak murah untuk mendanai proses tersebut. 

Perbaikan mekanisme seperti efek domino yang mengharuskan seluruh unsur yang terlibat dalam proses tersebut untuk ikut berbenah, Man, Mean and money menjadi factor penentu. Man mengacu pada sumber daya manusia yang bertanggungjawab dalam mengelola sistem, Mean merujuk pada alat yang akan digunakan dan money adalah alokasi anggaran untuk mendanai sistem tersebut. Ketiga factor tersebut tidak ada artinya jika penentuk kebijakan tidak mendukung terhadap perubahan tersebut. 

Ada dua persiapan besar dan 1 menu penting yang harus disediakan  dalam melaksanakan sistem baru yaitu Persiapan rekrutmen, Persiapan Seleksi dan Sistem pengaduan:

1.   Persiapan rekrutmen on line

Menjaring para peserta di hampir seluruh wilayah Indonesia yang selanjutnya ditempatkan di kecamatan, bukan perkara gampang. Sebanyak 3.400 orang formasi pendamping dan operator tersedia dan dibutuhkan setidaknya 13.600 pelamar yang lulus seleksi administrai untuk memenuhi rasio 1:4 dan lolos ke tahap berikutnya. Aplikasi yang handal perlu ditetapkan dengan sangat cermat agar dapat memenuhi ekspektasi diantaranya sistem yang tidak saja menampung pelamar dengan jumlah yang banyak juga dapat langsung menskor secara otomatis. Dapat dibayangkan jika harus melakukan skoring secara manual dari sekian ribuan para pelamar, sangat tidak efisien sekali.

Selanjutnya dan tidak kalah pentingnya bagaimana dapat mempublikasikan informasi pembukaan lowongan khususnya didaerah-daerah yang relative kesulitan akses informasi dan jaringan. Pemilihan media cetak untuk mengiklankan informasi tersebut tidak berhenti pada pertimbangan media nasional yang kredible saja tetapi media yang dapat menjangkau seluruh Indonesia dan target group yang tepat.  Propaganda informasi saat itu diperluas dari cara yang konvensional yaitu surat ke Dinas-dinas social sampai dengan penggunaan media sosial.

Tantangan berikutnya adalah kesiapan server untuk menampung kunjungan ke website baik pelamar atau mereka yang sekedar singgah saja dalam waktu yang bersamaan. Antisipasi dipersiapkan jika server down atau tidak dapat menampung jumlah kunjungan ke website. Uji coba berulangkali dilaksanakan untuk memastikan aplikasi siap untuk digunakan.

Bagaimana mengantisipasi daerah yang terbatas jaringan internet menjadi salah-satu yang menjadi perhatian tim agar seluruh formasi dapat terisi. Caranya daerah yang sama sekali tidak mendapatkan akses internet mendapat perlakukan khusus dengan diberlakukannya kebijakan rekrutmen off line.

2.   Persiapan Seleksi

Pasca terjaringnya para pelamar yang telah lolos seleksi tahap awal, maka proses seleksi di seluruh daerah harus segera dilaksanakan. Persiapan yang sangat krusial adalah personil yang diturunkan ke seluruh daerah untuk melaksanakan seleksi. Para assesor tersebut terdiri atas assessor dari unsur Psikolog yang akan bertanggungjawab pada uji psikotes dan assessor dari Kementerian yang akan bersama dengan psikolog menilai pada tahap Diskusi kelompok atau FGD. 

Sebagai informasi peserta yang telah dinyatakan lolos dalam seleksi administrasi melalui proses rekrutmen on line selanjutnya diundang untuk melaksanakan seleksi ke tahap berikutnya yaitu uji psikotes dan tes tulis pengetahuan umum PKH. Sebelum berlanjut ke tahap berikutnya ada proses cut off yang semula rasio 1:4 menjadi 1:2, peserta yang dinyatakan lulus dapat mengikuti proses selanjutnya yaitu diskusi kelompok. Pada tahap ini ada dua asssor yang bertanggungjawab yaitu psikolog dan unsur kementerian. Idealnya menurut konsultan SDM penilaian pada tahap ini dilakukan oleh 3 (tiga) orang dengan pertimbangan untuk menjaga akuntabilitas hasil, mengingat budget yang tersedia tidak memungkinkan maka diputuskan 2(dua) orang.

Bagaimana agar personil yang diturunkan memiliki pemahaman yang sama, maka seluruh asssor harus mengikuti pelatihan. Assesor dari unsur psikolog dan kementerian sama-sama diinformasikan teknis pelaksanaan kegiatan untuk menghindari perbedaan mekanisme yang dijalankan di lapangan. Khusus assessor kementerian ditambahkan pelatihan wawancara dan diskusi kelompok (FGD). Untuk menjaga kualitas maka Seluruh personil yang diturunkan adalah personil yang telah mendapatkan pelatihan.

3.   Sistem Pengaduan

Sistem pengaduan menjadi menu yang sangat penting untuk dihadirkan agar menjembatani para pelamar yang mengalami kesulitan pada saat mengakses website. Menu ini dapat menjadi feedback terhadap keseluruhan sistem yang dijalankan. Untuk meminimalisir pengaduan selain telah dipersiapkan aplikasi yang ramah pengguna juga disiapkan manual guide atau petunjuk secara detail bagaimana cara melamar di website kami. Disediakan pula menu ask and Question yang memuat pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul. Lucunya kebiasaan kita malas untuk membaca petunjuk atau menu yang disiapkan sebagai panduan, wal hasil sistem pengaduan kita penuh dengan menanyakan hal yang sudah tertera jelas  di menu Ask and Question. Sistem pengaduan dipegang oleh 2 (dua) orang yang secara telaten rutin membuka kotak masuk dan direspon dengan segera.

Tahun 2014 dari 3.400 formasi yang dibutuhkan tercatat hampir mendekati 100.000 orang pengunjung dan pelamar ke situs rekrutmen kami. Selama proses rekrutmen on line berlangsung server berjalan dengan sangat prima berkat berbagai antisipasi yang telah dipersiapkan. Pelaksanaan rekrutmen dan seleksi pendamping dan operator tahun 2014 berjalan dengan baik, tentu saja masih banyak hal-hal yang perlu mendapatkan perbaikan. Beberapa pihak masih skeptis terhadap sistem tersebut dan parahnya menganggap pemborosan, disatu sisi pendamping dan operator dituntut untuk berkinerja baik namun penyelenggara tidak mau berkorban untuk mengeluarkan sejumlah uang untuk perbaikan sistem. Sayangnya pula sesuatu yang baru cenderung dicurigai alih-laih ikut bersama untuk memastikan agar hal-hal yang tidak diinginkan tidak terjadi. 

Sebuah keberhasilan tidak dapat ditentukan oleh salah satu factor tetapi ditentukan oleh berbagai factor yang satu sama lain saling mendukung. Rekrutmen dan seleksi hanyalah sebuah awal baik yang diharapkan dapat diikuti dengan proses baik berikutnya.