Babak baru proses rekrutmen dan
seleksi pendamping dan operator PKH dimulai pada tahun 2014 dan terus
disempurnakan pada tahun 2015. Diawali dengan proses rekrutmen secara on line
dan tahap seleksi yang dilengkapi dengan uji psikotes. Bagi dunia swasta hal
tersebut bukan barang baru, tapi untuk sebuah instansi milik pemerintah tentu
saja menjadi langkah besar sebagai sebuah terobosan. Kebijakan tersebut bukan
karena latah dan ikut-ikutan tetapi semata-mata dorongan terhadap tuntutan pengelolaan
program agar lebih baik.
Pro dan kontra menjadi bumbu yang
membuatkan langkah besar tersebut menjadi semakin menarik untuk terus
dilanjutkan. Pro terhadap perbaikan sistem semata-mata untuk mendapatkan para
kandidat terbaik diwilayahnya masing-masing sesuai dengan kompetensi yang
diharapkan. Bukan perkara mudah bekerja sebagai seorang pendamping program yang
bertugas tidak hanya mendampingi para penerima manfaat untuk menikmati bantuan
tetapi lebih jauh pendamping diamanahkan menjadi fasilitator terhadap perubahan
perilaku para penerima manfaat dalam mengakses layanan kesehatan dan pendidikan.
Kontra terhadap mekanisme yang semakain selektif dan biaya yang tidak murah
untuk mendanai proses tersebut.
Perbaikan mekanisme seperti efek
domino yang mengharuskan seluruh unsur yang terlibat dalam proses tersebut
untuk ikut berbenah, Man, Mean and money menjadi factor penentu. Man mengacu
pada sumber daya manusia yang bertanggungjawab dalam mengelola sistem, Mean
merujuk pada alat yang akan digunakan dan money adalah alokasi anggaran untuk
mendanai sistem tersebut. Ketiga factor tersebut tidak ada artinya jika
penentuk kebijakan tidak mendukung terhadap perubahan tersebut.
Ada dua persiapan besar dan 1
menu penting yang harus disediakan dalam
melaksanakan sistem baru yaitu Persiapan rekrutmen, Persiapan Seleksi dan
Sistem pengaduan:
1. Persiapan rekrutmen on line
Menjaring para
peserta di hampir seluruh wilayah Indonesia yang selanjutnya ditempatkan di
kecamatan, bukan perkara gampang. Sebanyak 3.400 orang formasi pendamping dan
operator tersedia dan dibutuhkan setidaknya 13.600 pelamar yang lulus seleksi
administrai untuk memenuhi rasio 1:4 dan lolos ke tahap berikutnya. Aplikasi
yang handal perlu ditetapkan dengan sangat cermat agar dapat memenuhi
ekspektasi diantaranya sistem yang tidak saja menampung pelamar dengan jumlah
yang banyak juga dapat langsung menskor secara otomatis. Dapat dibayangkan jika
harus melakukan skoring secara manual dari sekian ribuan para pelamar, sangat
tidak efisien sekali.
Selanjutnya
dan tidak kalah pentingnya bagaimana dapat mempublikasikan informasi pembukaan
lowongan khususnya didaerah-daerah yang relative kesulitan akses informasi dan
jaringan. Pemilihan media cetak untuk mengiklankan informasi tersebut tidak berhenti
pada pertimbangan media nasional yang kredible saja tetapi media yang dapat
menjangkau seluruh Indonesia dan target group yang tepat. Propaganda informasi saat itu diperluas dari
cara yang konvensional yaitu surat ke Dinas-dinas social sampai dengan
penggunaan media sosial.
Tantangan
berikutnya adalah kesiapan server untuk menampung kunjungan ke website baik
pelamar atau mereka yang sekedar singgah saja dalam waktu yang bersamaan. Antisipasi
dipersiapkan jika server down atau tidak dapat menampung jumlah kunjungan ke
website. Uji coba berulangkali dilaksanakan untuk memastikan aplikasi siap
untuk digunakan.
Bagaimana
mengantisipasi daerah yang terbatas jaringan internet menjadi salah-satu yang
menjadi perhatian tim agar seluruh formasi dapat terisi. Caranya daerah yang
sama sekali tidak mendapatkan akses internet mendapat perlakukan khusus dengan
diberlakukannya kebijakan rekrutmen off line.
2.
Persiapan Seleksi
Pasca terjaringnya
para pelamar yang telah lolos seleksi tahap awal, maka proses seleksi di
seluruh daerah harus segera dilaksanakan. Persiapan yang sangat krusial adalah
personil yang diturunkan ke seluruh daerah untuk melaksanakan seleksi. Para assesor
tersebut terdiri atas assessor dari unsur Psikolog yang akan bertanggungjawab
pada uji psikotes dan assessor dari Kementerian yang akan bersama dengan
psikolog menilai pada tahap Diskusi kelompok atau FGD.
Sebagai
informasi peserta yang telah dinyatakan lolos dalam seleksi administrasi
melalui proses rekrutmen on line selanjutnya diundang untuk melaksanakan
seleksi ke tahap berikutnya yaitu uji psikotes dan tes tulis pengetahuan umum
PKH. Sebelum berlanjut ke tahap berikutnya ada proses cut off yang semula rasio
1:4 menjadi 1:2, peserta yang dinyatakan lulus dapat mengikuti proses
selanjutnya yaitu diskusi kelompok. Pada tahap ini ada dua asssor yang bertanggungjawab
yaitu psikolog dan unsur kementerian. Idealnya menurut konsultan SDM penilaian
pada tahap ini dilakukan oleh 3 (tiga) orang dengan pertimbangan untuk menjaga
akuntabilitas hasil, mengingat budget yang tersedia tidak memungkinkan maka
diputuskan 2(dua) orang.
Bagaimana agar
personil yang diturunkan memiliki pemahaman yang sama, maka seluruh asssor
harus mengikuti pelatihan. Assesor dari unsur psikolog dan kementerian sama-sama
diinformasikan teknis pelaksanaan kegiatan untuk menghindari perbedaan
mekanisme yang dijalankan di lapangan. Khusus assessor kementerian ditambahkan
pelatihan wawancara dan diskusi kelompok (FGD). Untuk menjaga kualitas maka Seluruh
personil yang diturunkan adalah personil yang telah mendapatkan pelatihan.
3. Sistem Pengaduan
Sistem pengaduan menjadi menu yang sangat penting
untuk dihadirkan agar menjembatani para pelamar yang mengalami kesulitan pada
saat mengakses website. Menu ini dapat menjadi feedback terhadap keseluruhan
sistem yang dijalankan. Untuk meminimalisir pengaduan selain telah dipersiapkan
aplikasi yang ramah pengguna juga disiapkan manual guide atau petunjuk secara detail
bagaimana cara melamar di website kami. Disediakan pula menu ask and Question
yang memuat pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul. Lucunya kebiasaan kita
malas untuk membaca petunjuk atau menu yang disiapkan sebagai panduan, wal
hasil sistem pengaduan kita penuh dengan menanyakan hal yang sudah tertera
jelas di menu Ask and Question. Sistem
pengaduan dipegang oleh 2 (dua) orang yang secara telaten rutin membuka kotak
masuk dan direspon dengan segera.
Tahun 2014 dari 3.400 formasi yang dibutuhkan tercatat hampir
mendekati 100.000 orang pengunjung dan pelamar ke situs rekrutmen kami. Selama
proses rekrutmen on line berlangsung server berjalan dengan sangat prima berkat
berbagai antisipasi yang telah dipersiapkan. Pelaksanaan rekrutmen dan seleksi
pendamping dan operator tahun 2014 berjalan dengan baik, tentu saja masih
banyak hal-hal yang perlu mendapatkan perbaikan. Beberapa pihak masih skeptis terhadap
sistem tersebut dan parahnya menganggap pemborosan, disatu sisi pendamping dan
operator dituntut untuk berkinerja baik namun penyelenggara tidak mau berkorban
untuk mengeluarkan sejumlah uang untuk perbaikan sistem. Sayangnya pula sesuatu
yang baru cenderung dicurigai alih-laih ikut bersama untuk memastikan agar hal-hal
yang tidak diinginkan tidak terjadi.
Sebuah keberhasilan tidak dapat ditentukan oleh salah satu factor
tetapi ditentukan oleh berbagai factor yang satu sama lain saling mendukung.
Rekrutmen dan seleksi hanyalah sebuah awal baik yang diharapkan dapat diikuti
dengan proses baik berikutnya.
